प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) क्या हैं?
मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) मात्रात्मक मैट्रिक्स का एक समूह है जिसका उपयोग किसी संगठन के समग्र दीर्घकालिक प्रदर्शन का आकलन करने के लिए किया जाता है। KPI, विशेष रूप से, किसी कंपनी की रणनीतिक, वित्तीय और परिचालन उपलब्धियों को निर्धारित करने में सहायता करते हैं, खासकर जब उसी उद्योग में प्रतिद्वंद्वी कंपनियों से तुलना की जाती है।
KPI, जिन्हें प्रमुख सफलता संकेतक (KSI) के रूप में भी जाना जाता है, प्रदर्शन मानकों के आधार पर व्यवसायों और उद्योगों के बीच भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर कंपनी अपने क्षेत्र में सबसे तेज वृद्धि हासिल करने के लिए अपने प्राथमिक प्रदर्शन उपाय के रूप में साल-दर-साल (YOY) राजस्व वृद्धि का उपयोग कर सकती है। दूसरी ओर, एक खुदरा श्रृंखला अपने विस्तार को मापने के लिए आदर्श KPI आँकड़ों की तुलना में समान-दुकान की बिक्री को अधिक महत्व दे सकती है।
डेटा संग्रह, भंडारण, सफाई और संश्लेषण KPI की नींव हैं। डेटा पूरे संगठन के किसी भी प्रभाग से संबंधित हो सकता है और वित्तीय या गैर-वित्तीय हो सकता है। KPI का लक्ष्य परिणामों को संप्रेषित करना है ताकि प्रबंधन अधिक सूचित रणनीतिक निर्णय ले सके।
KPI की विभिन्न श्रेणियाँ क्या हैं?
अधिकांश KPI चार श्रेणियों में फिट होते हैं: सुविधाएँ, उपयोगकर्ता और अवधि।
- रणनीतिक KPI: आमतौर पर, उच्चतम-स्तरीय KPI रणनीतिक होते हैं। ये KPI किसी कंपनी के प्रदर्शन के बारे में जानकारी प्रदान कर सकते हैं। हालाँकि, वे केवल एक सामान्यीकृत तस्वीर पेश करते हैं। रणनीतिक KPI, जैसे निवेश पर रिटर्न, लाभ मार्जिन और कंपनी का कुल राजस्व, अधिकारियों द्वारा सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।
- ऑपरेशनल KPI: ऑपरेशनल KPI काफी हद तक समय के प्रति संवेदनशील होते हैं। ये KPI यह निर्धारित करने के लिए विभिन्न प्रक्रियाओं, बाज़ार क्षेत्रों या भौगोलिक क्षेत्रों की जाँच करते हैं कि कोई व्यवसाय महीने-दर-महीने (या यहाँ तक कि दिन-प्रतिदिन) कैसा प्रदर्शन करता है। रणनीतिक KPI के आकलन के परिणामस्वरूप उत्पन्न होने वाले प्रश्नों का विश्लेषण करने के लिए प्रबंध कर्मचारी अक्सर इन परिचालन KPI का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक सीईओ को पता चलता है कि कंपनी की कुल बिक्री में गिरावट आई है, तो वह यह जानना चाहेगा कि किन उत्पाद श्रृंखलाओं में समस्या आ रही है।
- कार्यात्मक KPI: कार्यात्मक KPI विशेष संगठनात्मक प्रभागों या भूमिकाओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं। उदाहरण के लिए, विपणन विभाग प्रत्येक ईमेल वितरण को प्राप्त होने वाले क्लिक की संख्या को ट्रैक करता है। इसके विपरीत, वित्त विभाग इस बात पर नज़र रखता है कि वे अपने लेखांकन सूचना प्रणाली में हर महीने कितने नए विक्रेताओं को पंजीकृत करते हैं। ये KPI रणनीतिक या परिचालनात्मक हो सकते हैं, लेकिन वे उपभोक्ताओं के एक निश्चित समूह के लिए सबसे उपयोगी हैं।
- लीडिंग/लैगिंग केपीआई: लीडिंग/लैगिंग केपीआई अध्ययन किए जा रहे डेटा के प्रकार की पहचान करते हैं, जिसमें यह भी शामिल है कि क्या यह भविष्य की घटनाओं का संकेत देता है या पिछली घटनाओं का संकेत देता है। दो अलग-अलग KPI काम किए गए ओवरटाइम घंटों की संख्या और किसी प्रमुख उत्पाद के लिए लाभ मार्जिन हैं। यदि व्यवसाय निम्न विनिर्माण गुणवत्ता को देखता है, तो काम किए गए ओवरटाइम घंटों की संख्या एक अग्रणी KPI हो सकती है। दूसरी ओर, लाभ मार्जिन संचालन का एक उपोत्पाद है और इसे पिछड़ने वाला संकेतक माना जाता है।
KPI के विभिन्न प्रकार क्या हैं?
- वित्तीय मेट्रिक्स
राजस्व और लाभ मार्जिन अक्सर वित्तीय से जुड़े प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों पर ध्यान केंद्रित करते हैं। उदाहरण के लिए, सभी लाभ-आधारित मेट्रिक्स में से सबसे विश्वसनीय, शुद्ध लाभ, उसी समय के लिए कंपनी की सभी लागतों, करों और ब्याज पर विचार करने के बाद एक विशिष्ट अवधि के लिए लाभ के रूप में बची हुई आय भुगतान की मात्रा को मापता है।
किसी निगम के वित्तीय विवरणों का उपयोग वित्तीय मैट्रिक्स की गणना के लिए किया जा सकता है। हालाँकि, आंतरिक प्रबंधन को कुछ ऐसे आंकड़ों की जांच करना अधिक फायदेमंद लग सकता है जो व्यवसाय प्रबंधन के मुद्दों या पहलुओं का अध्ययन करने के लिए अधिक प्रासंगिक हैं। उदाहरण के लिए, अकेले आंतरिक विश्लेषणात्मक उद्देश्यों के लिए, कोई व्यवसाय कुछ खातों की शेष राशि की पुनर्गणना करने के लिए परिवर्तनीय लागत का उपयोग कर सकता है। वित्तीय KPI उदाहरणों में शामिल हैं:
- तरलता अनुपात (कभी-कभी वर्तमान अनुपात के रूप में जाना जाता है, जो वर्तमान देनदारियों की तुलना वर्तमान परिसंपत्तियों से करता है): किसी कंपनी के हाथ में मौजूद अल्पकालिक परिसंपत्तियों के आधार पर, ये KPI यह अनुमान लगाते हैं कि वह अपनी अल्पकालिक ऋण प्रतिबद्धताओं को कितने प्रभावी ढंग से संभाल लेगी।
- लाभप्रदता अनुपात (यानी, शुद्ध लाभ मार्जिन): ये KPI यह आकलन करते हैं कि कोई व्यवसाय लागत को नियंत्रित करते हुए कितनी सफलतापूर्वक बिक्री उत्पन्न करता है।
- सॉल्वेंसी अनुपात (यानी, कुल परिसंपत्ति अनुपात का कुल ऋण): ये KPI दीर्घकालिक ऋण की सेवा करने की क्षमता का आकलन करके कंपनी के दीर्घकालिक वित्तीय स्वास्थ्य का आकलन करते हैं।
- टर्नओवर अनुपात (इन्वेंट्री टर्नओवर के रूप में भी जाना जाता है): ये KPI यह आकलन करते हैं कि कोई व्यवसाय कितनी जल्दी किसी कार्य को पूरा कर सकता है। उदाहरण के लिए, इन्वेंटरी टर्नओवर से पता चलता है कि कोई व्यवसाय किसी वस्तु को इन्वेंट्री से बिक्री तक कितनी तेजी से स्थानांतरित कर सकता है। व्यवसाय तेजी से नकदी खर्च करने के लिए गतिविधि टर्नओवर को बढ़ाने के लिए काम करते हैं ताकि वे बाद में राजस्व के माध्यम से उस नकदी को पुनः प्राप्त कर सकें।
- विपणन:
मार्केटिंग KPI यह बेहतर ढंग से समझने का प्रयास करते हैं कि मार्केटिंग और प्रचार अभियान कितने प्रभावी रहे हैं। ये मेट्रिक्स अक्सर किसी दिए गए मार्केटिंग माध्यम के जवाब में संभावित ग्राहकों द्वारा विशिष्ट कार्रवाई करने की आवृत्ति को ट्रैक करते हैं। मार्केटिंग KPI में शामिल हैं:
- वेबसाइट ट्रैफ़िक: यह KPI किसी कंपनी की वेबसाइट पर विशिष्ट पृष्ठों पर विज़िटरों की संख्या को मापता है। यह KPI प्रबंधन को यह समझने में मदद कर सकता है कि क्या ऑनलाइन ट्रैफ़िक को संभावित बिक्री चैनलों से नीचे धकेला जा रहा है या ग्राहकों को ठीक से फ़नल नहीं दिया जा रहा है।
- सोशल मीडिया ट्रैफ़िक: यह KPI कंपनी के सोशल मीडिया प्रोफाइल के साथ ग्राहकों के विचार, फ़ॉलो, लाइक, रीट्वीट, शेयर और अन्य मापने योग्य इंटरैक्शन को ट्रैक करता है।
- कॉल-टू-एक्शन सामग्री पर वार्तालाप दर: यह KPI लक्षित प्रचार कार्यक्रमों पर केंद्रित है जो ग्राहकों को विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए कहते हैं। उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट अभियान ग्राहकों को विशिष्ट बिक्री तिथि समाप्त होने से पहले कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित कर सकता है। कॉल टू एक्शन का जवाब देने वाले ग्राहकों का प्रतिशत निर्धारित करने के लिए, एक कंपनी सफल सहभागिता की संख्या को सामग्री वितरण की कुल संख्या से विभाजित कर सकती है।
- मासिक रूप से प्रकाशित ब्लॉग लेख: यह KPI ट्रैक करता है कि एक व्यवसाय एक कैलेंडर माह में कितने ब्लॉग पोस्ट तैयार करता है।
- क्लिकथ्रू दरें: यह KPI ईमेल डिलीवरी पर किए गए विशेष क्लिक की संख्या को ट्रैक करता है। उदाहरण के लिए, कुछ प्रोग्राम उन ग्राहकों की संख्या पर नज़र रख सकते हैं जिन्होंने ईमेल वितरण खोला, लिंक पर क्लिक किया और फिर खरीदारी की।
- बिक्री:
बिक्री किसी कंपनी की आय उत्पन्न करने का प्राथमिक साधन है। हालाँकि वित्तीय KPI का उपयोग अक्सर आय की निगरानी के लिए किया जाता है, बिक्री KPI बिक्री प्रक्रिया को समझने के लिए गैर-वित्तीय डेटा का उपयोग करके अधिक विस्तृत दृष्टिकोण अपनाते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री के लिए KPI में शामिल हैं:
- ग्राहक जीवनकाल मूल्य (सीएलवी) एक KPI है जो मापता है कि ग्राहक अंततः आपके व्यापारिक संबंधों के दौरान आपके सामान पर कितना खर्च करेगा।
- ग्राहक अधिग्रहण लागत (सीएसी) केपीआई एक नए ग्राहक की बिक्री और विपणन व्यय को मापता है। व्यवसाय सीएसी की सीएलवी से तुलना करके अपने ग्राहक अधिग्रहण प्रयासों की सफलता का आकलन कर सकते हैं।
- नए अनुबंधों का औसत डॉलर मूल्य: यह KPI नए अनुबंधों के औसत आकार का आकलन करता है। बड़े या छोटे ग्राहक प्राप्त करने के लिए किसी कंपनी की वांछित सीमा भिन्न हो सकती है।
- औसत रूपांतरण समय: यह KPI संभावित ग्राहक के साथ प्रारंभिक संपर्क से लेकर व्यवसाय करने के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करने तक लगने वाले समय को मापता है।
- लगे हुए लीड की संख्या: यह KPI संपर्क किए गए या मिले संभावित लीड की संख्या को ट्रैक करता है। इस मीट्रिक को विज़िट, ईमेल, फ़ोन कॉल और अन्य ग्राहक संपर्क जैसे माध्यमों में विभाजित किया गया है।
KPI रिपोर्ट विकसित करने की प्रक्रिया क्या है?
कंपनियाँ प्रतिदिन अधिक डेटा एकत्र करती हैं, जिससे इसे क्रमबद्ध करना और निर्णय लेने को सबसे अधिक प्रभावित करने वाले KPI की पहचान करना कठिन हो जाता है। जब आप KPI डैशबोर्ड या रिपोर्ट एक साथ रखना शुरू करें तो निम्नलिखित प्रक्रियाओं पर विचार करें।
चरण 1: व्यावसायिक साझेदारों के साथ उद्देश्यों और योजनाओं पर चर्चा करें। KPI उतने ही उपयोगी हैं जितना उनके उपयोगकर्ता निर्णय लेते हैं। किसी भी KPI रिपोर्ट को एक साथ रखने से पहले अपने व्यावसायिक भागीदार के लक्ष्यों को समझें।
चरण 2: स्मार्ट KPI विशिष्टताएँ बनाने के लिए। KPI को सीमित किया जाना चाहिए और सटीक, मापने योग्य, करने योग्य, व्यावहारिक और समयबद्ध माप से जोड़ा जाना चाहिए। कृपया आपके पास मौजूद उस जानकारी पर ध्यान केंद्रित करें जो आसानी से सुलभ है और सुनिश्चित करें कि यह अस्पष्ट, चुनौतीपूर्ण-निर्धारित या अप्राप्य KPI का उपयोग करने के बजाय SMART संक्षिप्त नाम के मानकों को पूरा करती है।
चरण 3: लचीले बनें. KPI रिपोर्ट संकलित करते समय आने वाले नए व्यावसायिक मुद्दों के लिए तैयार रहें, और अन्य क्षेत्रों पर अधिक ध्यान केंद्रित करने के लिए तैयार रहें। परिचालन प्रगति के बाद विशिष्ट आंकड़ों, उपायों और लक्ष्यों में बदलाव के साथ, व्यवसाय और उपभोक्ता की जरूरतों में बदलाव के साथ KPI को समायोजित करना चाहिए।
चरण 4: उपभोक्ताओं पर अत्यधिक बोझ डालने से बचें। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं को यथासंभव अधिक KPI के साथ रिपोर्ट प्रस्तुत करना आकर्षक हो सकता है। हालाँकि, KPI को एक निश्चित बिंदु पर समझना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, जिससे यह तय करना अधिक चुनौतीपूर्ण हो जाता है कि किन उपायों को प्राथमिकता दी जानी चाहिए।
KPI कैसे मापें?
मापी जा रही KPI पर निर्भर करता है. आम तौर पर, कंपनियां KPI को मापने और ट्रैक करने के लिए रिपोर्टिंग और बिजनेस एनालिटिक्स सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती हैं। इसमें भरोसेमंद स्रोतों से डेटा एकत्र करने, सुरक्षित डेटा भंडारण, विश्लेषण के लिए इसके प्रारूप को मानकीकृत करने के लिए डेटा की सफाई और वास्तविक संख्या क्रंचिंग के सभी पहलुओं को शामिल किया गया है। अंत में, KPI को अक्सर रिपोर्टिंग या विज़ुअलाइज़ेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके रिपोर्ट किया जाता है।
KPI के लाभ और सीमाएँ
लाभ:
- एक निगम कई कारणों से KPI विश्लेषण की इच्छा कर सकता है। KPI विशिष्ट मुद्दों को समझने में प्रबंधन की सहायता करते हैं; उनकी डेटा-संचालित कार्यप्रणाली रणनीतिक योजना और परिचालन उत्कृष्टता सुनिश्चित करने में सहायक मापने योग्य डेटा प्रदान करती है।
- KPI कर्मचारियों को जिम्मेदार बनाए रखने में सहायता करते हैं। KPI कर्मचारियों के बीच भेदभाव नहीं कर सकते क्योंकि वे सांख्यिकीय रूप से समर्थित हैं और भावनाओं या भावनाओं पर भरोसा नहीं करते हैं। जब ठीक से लागू किया जाता है, तो KPI कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ा सकता है क्योंकि सेल्सपर्सन को पता चल सकता है कि उनके प्रदर्शन पर बारीकी से नजर रखी जा रही है।
- इसके अतिरिक्त, KPI वास्तविक व्यावसायिक गतिविधियों और लक्ष्यों के बीच एक कड़ी के रूप में कार्य करते हैं। एक निगम उद्देश्य बना सकता है, लेकिन परिणामों की निगरानी करने की क्षमता के बिना, योजनाओं का कोई महत्व नहीं है। दूसरी ओर, KPI व्यवसायों को लक्ष्य निर्धारित करने और उनकी सफलता को ट्रैक करने में सक्षम बनाता है।
सीमाएँ:
- KPI के साथ काम करने में कई कमियाँ हैं जिन पर ध्यान दिया जाना चाहिए। KPI को उपयोगी डेटा तैयार करने में बहुत लंबा समय लग सकता है। उदाहरण के लिए, विस्तारित अवधि में संतुष्टि दरों के रुझान को बेहतर ढंग से समझने के लिए, एक निगम को वर्षों तक कर्मचारियों से वार्षिक डेटा एकत्र करने की आवश्यकता हो सकती है।
- KPI के प्रभावी होने के लिए, उन्हें लगातार ट्रैक किया जाना चाहिए और बारीकी से पालन किया जाना चाहिए। यदि एक अनविश्लेषित KPI रिपोर्ट बनाई गई है तो उसका कोई उद्देश्य नहीं है। इसके अतिरिक्त, जिन KPI की वैधता और संभाव्यता के लिए लगातार जाँच नहीं की जाती है, वे बुद्धिमानीपूर्ण निर्णय लेने को बढ़ावा नहीं देते हैं।
- KPI प्रबंधकों को सिस्टम को “गेम” करने की अनुमति देते हैं। प्रबंधक प्रक्रियाओं या परिणामों में वास्तविक सुधार के बजाय मुख्य रूप से प्रदर्शन बोनस से जुड़े KPI को बढ़ाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रेरित महसूस कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, यदि प्रबंधक उत्पादकता KPI में अत्यधिक व्यस्त रहते हैं तो गुणवत्ता प्रभावित हो सकती है, और स्टाफ सदस्य सख्त KPI प्राप्त करने के लिए अत्यधिक दबाव महसूस कर सकते हैं जो अनुचित हो सकता है।
KPI के विभिन्न स्तर क्या हैं?
- व्यवसाय तीन अलग-अलग स्तरों पर KPI का उपयोग कर सकते हैं। सबसे पहले, कंपनी-व्यापी KPI संगठन के समग्र प्रदर्शन और स्वास्थ्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं। ये KPI प्रबंधन को यह बताने में मदद करते हैं कि चीजें कैसे प्रगति कर रही हैं। हालाँकि, वे अक्सर निर्णय लेने की अनुमति देने के लिए पर्याप्त सटीक नहीं होते हैं। कंपनी-व्यापी KPI अक्सर चर्चा करते हैं कि विशेष विभाग अच्छा या ख़राब प्रदर्शन क्यों कर रहे हैं।
- कंपनियां इस समय अक्सर विभाग-स्तरीय KPI की खोज शुरू करती हैं। विभागीय स्तर पर KPI कंपनी-व्यापी KPI की तुलना में अधिक केंद्रित होते हैं। ये KPI अक्सर अधिक स्पष्ट करते हैं कि विशेष परिणाम क्यों घटित हो रहे हैं। अपेक्षाकृत विशिष्ट व्यावसायिक क्षेत्र पर उनकी एकाग्रता के कारण, ऊपर दिए गए कई उदाहरण विभाग-स्तरीय KPI हैं।
- यदि कोई व्यवसाय और भी आगे जाने का निर्णय लेता है, तो वह परियोजना- या उप-विभाग-स्तरीय KPI का उपयोग कर सकता है। प्रबंधन अक्सर इन KPI का अनुरोध करता है क्योंकि उन्हें अत्यधिक विशिष्ट डेटा सेट की आवश्यकता हो सकती है जो हमेशा पहुंच योग्य नहीं हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रबंधन प्रस्तावित उत्पाद रोलआउट के बारे में एक नियंत्रण समूह से विस्तार से पूछताछ करना चाह सकता है।
निष्कर्ष
KPI कई मापदंडों पर किसी व्यवसाय के प्रदर्शन का आकलन और निगरानी करने के लिए उपयोगी हैं। परिणामस्वरूप, प्रबंधक यह जानकर कंपनी को दीर्घकालिक सफलता के लिए बेहतर ढंग से अनुकूलित कर सकते हैं कि KPI क्या हैं और उनका सही तरीके से उपयोग कैसे किया जाए।
